Pulang larut malam, bekerja meski hari libur, seolah menjadi menu tambahan.
Jajaran direksi di PLN Pusat telah menetapkan PLN Wilayah Kalbar masuk dalam fase empat penerapan sistem "Enterprise Resources Planning (ERP)".
Sistem ini memungkinkan tiga sistem utama di tubuh PLN, yakni keuangan, sumber daya manusia dan logistik, untuk saling terintegrasi satu sama lain.
Terbilang mulai pencanangan pada 11 Februari lalu, maka 1 Juli mendatang, Kalbar sudah harus siap menerapkan ERP.
Gitut ditunjuk sebagai ketua tim untuk mempersiapkan ERP di Kalbar.
Kebetulan ia pernah menjadi koordinator saat ERP diterapkan di PLN Jawa Timur, beberapa tahun sebelumnya.
Pengalamannya menjadi koordinator tersebut, amat membantu Gitut mempersiapkan ERP di lingkungan PLN Wilayah Kalbar hingga ke tingkat area.
"Dari jadwal tahapan yang diberikan PLN Pusat, ada beberapa yang `meloncat`. Ini yang perlu disiapkan juga, kebetulan waktu di Jawa Timur pernah, jadi kita tahu apa-apa yang dibutuhkan," ujar pria ramah ini.
Seminggu setelah pencanangan ERP, ia mulai sosialisasi ke tingkat area. Lamanya sekitar satu minggu.
Kemudian, pada Maret, ia mengundang manajer area sekaligus membentuk tim persiapan ERP tingkat Kalbar dan masing-masing area. "Untuk di tingkat area, sifatnya menjadi tim pendukung," kata dia menjelaskan.
Secara bertahap, sistem pun mulai disiapkan dari infrastruktur pendukung hingga sumber daya manusia. Ia mengakui, untuk mempersiapkan ERP, butuh kerja keras. "Waktu efektif hanya empat bulan sejak Februari," kata Gitut.
Dibandingkan dengan fase-fase lain, ada jeda waktu 8 bulan hingga satu tahun. Selain itu, pendampingan dilakukan oleh pihak internal PLN. Ia ingat, sewaktu fase dua di Jawa Timur, timnya didampingi dari pihak konsultan khusus yang menangani ERP.
"Kali ini, jajaran direksi sekaligus ingin mengetahui kalau ERP ditangani tim dari PLN sendiri. Sekaligus membenahi kalau masih ada kekurangan-kekurangan atau kekosongan selama proses berlangsung," katanya.
Kenapa ERP?
Tak banyak yang tahu tentang ERP. Bahkan dikalangan karyawan PLN sendiri. Hal itu diakui pula oleh Gitut Haryanto.
"Semua masih meraba-raba. Dan itu terlihat saat sosialisasi dilakukan," kata dia. Ia pun mahfum. Tak perlu memaksakan agar seluruh karyawan PLN paham dan mengerti tentang ERP. "Karena ini hal yang baru, dan akan membuat perubahan besar di lingkungan PLN. Dengan tingkat pemahaman 30 persen sampai 40 persen, sudah sangat lumayan, nanti akan terus bertambah seiring berjalannya waktu," ucapnya yakin.
Ia menjelaskan, banyak keuntungan yang bakal diperoleh PLN kalau menerapkan sistem ERP. Menurut dia, ERP merupakan satu dari beberapa sistem pelaporan di perusahaan yang diakui secara internasional.
PLN, lanjut dia, sebelumnya masih menggunakan sistem pelaporan yang sifatnya manual dan butuh waktu lama serta tingkat keandalan yang belum memenuhi syarat internasional.
Sebagai perusahaan besar yang butuh banyak investasi, PLN mencari investor untuk membiayai sejumlah proyek.
Investor biasanya ingin mengetahui bentuk pelaporan baik keuangan, sumber daya manusia, maupun logistik yang dilakukan PLN.
"Ternyata, yang digunakan PLN sebelum ERP diterapkan, tidak dikenal pihak investor," ungkap dia.
Menyadari pentingnya pelaporan yang diakui secara internasional, maka sejak tahun 2003, secara perlahan PLN mulai mempersiapkan penerapan ERP.
Ada empat fase penerapan ERP yang direalisasikan sejak tahun 2005. "Tahun 2005, yang sudah menerapkan di PLN Pusat, DKI Jakarta, dan P3B," kata dia.
Fase kedua, dimulai tahun 2008 untuk PLN wilayah Jawa dan Bali. Fase ketiga tahun 2011 meliputi Sumatera dan Sulawesi yang tuntas pada Mei 2013.
"Kalimantan masuk dalam fase keempat, termasuk Maluku, NTB, NTT dan Papua," ujarnya.
Sejak menggunakan sistem ERP, PLN pun semakin diakui keandalan laporannya.
Ia mencontohkan, ada investor yang langsung siap berinvestasi dengan masa tenor 30 tahun setelah melihat PLN menggunakan sistem ERP.
Keuntungan lain dari penggunaan sistem ERP, di tingkat internal PLN akan lebih efektif karena mengurangi alur dan prosedur yang panjang serta membutuhkan banyak orang. Selain itu, ada efisiensi pelaporan karena dapat lebih cepat dan transparan.
Sistem ERP membuat masing-masing fungsi, dapat dengan segera menyiapkan apa yang dibutuhkan.
Sistem pelaporan keuangan yang dulu hasilnya membutuhkan waktu setidaknya dua bulan, nantinya bakal sedia setiap saat.
Kerja Keras
Sistem yang baik, aplikasi yang digunakan tidak mudah, tidak pula sulit, namun butuh pemahaman dan keahlian dari operatornya. Setelah masing-masing area membentuk tim pendukung, ia juga mempersiapkan pondasi dasar. Yakni sebuah struktur organisasi yang disesuaikan dengan ERP.
"Di struktur organisasi ini, akan ditentukan dan diketahui, siapa-siapa saja yang nantinya memegang `kunci` untuk masuk ke sistem ERP," kata dia.
Selain menyiapkan struktur organisasi, mau tidak mau Gitut pun ikut memikirkan mengenai penempatan orang-orang di dalamnya. Ia semula menargetkan tahapan tersebut tuntas pada pertengahan April. Namun PLN Pusat meminta pertengahan Maret, dan disepakati tuntas akhir April.
Ia pun bolak balik merevisi terkait struktur organisasi dan penempatan sumber daya manusianya sampai akhirnya benar-benar tuntas pada akhir Mei.
Sementara itu, ia juga harus mempersiapkan data yang akan diunggah ke sistem ERP. "Istilahnya, dibuat `data cleansing`, baik dari keuangan, sumber daya manusia, maupun logistik," kata Gitut. Data cleansing ini dimulai pada medio April. Berbagai kekurangan dalam pelaporan yang sebelumnya terjadi, dibenahi terlebih dahulu. "Kalau apa yang kita siapkan jelek, maka yang dikeluarkan juga jelek juga akhirnya. Sehingga perlu dibenahi terlebih dahulu," kata dia.
Akhir Mei, data cleansing tersebut tuntas. Dan kini masih verifikasi terhadap data tersebut sebelum mulai diunggah ke sistem ERP.
Selain itu, para operator pemegang kunci untuk masuk ke sistem ERP, disiapkan. Menurut Gitut Haryanto, ada 92 orang selaku pemegang kunci yang dilatih. "Mulai awal Mei sampai Juni, pelatihan berlangsung," katanya.
Ia salut dengan para pemegang kunci tersebut yang harus belajar keras siang malam guna mempersiapkan ERP. "Selain belajar tentang ERP, mereka juga harus mempersiapkan data cleansing karena terkait pelaporan yang dibuat selama ini," ujar Gitut Haryanto.
Kini, persiapan ERP mulai memasuki tahap akhir. Tanggal 30 Juni, merupakan tanggal penentuan. "`Go atau `no go`," kata dia. Artinya, lanjutkan atau tidak lanjutkan.
Perubahan lainnya, di sistem keuangan, pembayaran untuk pembiayaan skala besar, tidak lagi dilakukan oleh area atau rayon, melainkan terpusat di wilayah. Misalnya untuk tenaga outsourcing, proyek, dan lainnya. "Rayon atau area, untuk pembayaran skala kecil saja," kata Gitut Haryanto.
Ia mengakui, ada kekhawatiran dari karyawan yang selama ini mengerjakan atau menjadi bagian dari fungsi pelaporan secara manual. "Tidak akan ada pemecatan, dan ini sudah dibuktikan di daerah lain yang menerapkan ERP," kata dia menegaskan. Fungsi manual dalam pelaporan, tetap dilakukan namun jumlahnya tidak sebanyak sebelum menggunakan ERP.
Pengalihan sumber daya manusia ke bidang lain yang membutuhkan, menjadi salah satu solusinya.
Ia berharap, semua proses dan tahapan berlangsung sesuai rencana hingga peluncuran secara resmi pada 1 Juli.
"Dan proses selanjutnya berjalan lancar," kata dia. PLN pun bakal mengukuhkan diri sebagai perusahaan nasional berkelas dunia.
Pewarta: Teguh Imam WibowoEditor : Teguh Imam Wibowo
COPYRIGHT © ANTARA 2026
Dilarang keras mengambil konten, melakukan crawling atau pengindeksan otomatis untuk AI di situs web ini tanpa izin tertulis dari Kantor Berita ANTARA.
