Pontianak (Antara Kalbar) - Kepala Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kalimantan Barat Ignasius mengatakan akan melakukan audit dan pengawasan terhadap sistem kearsipan di organisasi perangkat daerah di Kalbar.
"Audit dan pengawasan ini dilakukan selama dua bulan. Selama proses itu berjalan akan dilihat kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar penyelenggaraan arsip," kata Ignatius di Pontianak, Senin.
Menurutnya, selama ini banyak organisasi perangkat daerah di pemerintah Kalbar yang belum menyusun arsip sesuai dengan empat pilar pengelolaannya.
Empat pilar itu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
"Dalam tata naskah dinas misalnya, paling banyak yakni penggunaan font atau huruf. Padahal, dalam peraturan gubernur sudah ditentukan font yang digunakan, tapi tidak diikuti, hanya karena penghematan dan menggunaan huruf yang tipis," tuturnya.
Padahal, lanjutnya, hal itu tidak sesuai ketentuannya. Selain itu, untuk format sudah yang tidak sesuai dengan peraturan gubernur.
Menurut Ignasius beberapa OPD di Kalbar masih mengikuti keinginannya sendiri dalam format surat.
"Jadi hanya ikut mana enaknya saja. Bahkan ada beberapa instansi modelnya berbeda. Misalnya surat perintah, atau surat ke instansi lain. Formatnya mengikuti surat yang dibuat tentara, padahal tatanan pemprov tidak mengatur itu," kata Ignasius.
Kemudian dalam pengklasifikasian surat, banyak petugas di OPD yang mencantumkan kode tertentu dalam pengklasifikasian surat. Padahal itu memudahkan dalam penyimpanan surat.
Menurutnya, jika mengalami kesulitan, dalam penyimpanan maka mengakses kembali surat itu juga susah.
"Kemudian untuk kode klasifikasi dan keamanan akses arsip. Menurutnya hal ini penting dengan alasan, meskipun arsip tersebut berprinsip terbuka tapi bisa saja dinyatakan tertutup jika sesuai ketentuan yang berlaku," katanya.
Selain itu, lanjutnya, dari empat pilar dalam pengelolaan itu kesalahan paling tampak ialah penumpukan arsip di sebuah unit.
"Jika mengikuti aturan pengelolaan tidak ada istilah menumpuk. Semua sudah diatur sistem," tuturnya.
Dampak dari penumpukan itu adalah arsip yang seharus dimusnahkan tidak dimusnahkan. Kemudian arsip yang harus dikirim ke Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kalimantan Barat tidak dikirim.
"Hal ini tentu bisa menghilangkan dokumen negara.
Padahal, sesuai UU 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, jika dokumen negara hilang maka ancamannya pidana," kata Igatius.
(KR-RDO//N005)
COPYRIGHT © ANTARA News Kalimantan Barat 2017
"Audit dan pengawasan ini dilakukan selama dua bulan. Selama proses itu berjalan akan dilihat kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar penyelenggaraan arsip," kata Ignatius di Pontianak, Senin.
Menurutnya, selama ini banyak organisasi perangkat daerah di pemerintah Kalbar yang belum menyusun arsip sesuai dengan empat pilar pengelolaannya.
Empat pilar itu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
"Dalam tata naskah dinas misalnya, paling banyak yakni penggunaan font atau huruf. Padahal, dalam peraturan gubernur sudah ditentukan font yang digunakan, tapi tidak diikuti, hanya karena penghematan dan menggunaan huruf yang tipis," tuturnya.
Padahal, lanjutnya, hal itu tidak sesuai ketentuannya. Selain itu, untuk format sudah yang tidak sesuai dengan peraturan gubernur.
Menurut Ignasius beberapa OPD di Kalbar masih mengikuti keinginannya sendiri dalam format surat.
"Jadi hanya ikut mana enaknya saja. Bahkan ada beberapa instansi modelnya berbeda. Misalnya surat perintah, atau surat ke instansi lain. Formatnya mengikuti surat yang dibuat tentara, padahal tatanan pemprov tidak mengatur itu," kata Ignasius.
Kemudian dalam pengklasifikasian surat, banyak petugas di OPD yang mencantumkan kode tertentu dalam pengklasifikasian surat. Padahal itu memudahkan dalam penyimpanan surat.
Menurutnya, jika mengalami kesulitan, dalam penyimpanan maka mengakses kembali surat itu juga susah.
"Kemudian untuk kode klasifikasi dan keamanan akses arsip. Menurutnya hal ini penting dengan alasan, meskipun arsip tersebut berprinsip terbuka tapi bisa saja dinyatakan tertutup jika sesuai ketentuan yang berlaku," katanya.
Selain itu, lanjutnya, dari empat pilar dalam pengelolaan itu kesalahan paling tampak ialah penumpukan arsip di sebuah unit.
"Jika mengikuti aturan pengelolaan tidak ada istilah menumpuk. Semua sudah diatur sistem," tuturnya.
Dampak dari penumpukan itu adalah arsip yang seharus dimusnahkan tidak dimusnahkan. Kemudian arsip yang harus dikirim ke Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kalimantan Barat tidak dikirim.
"Hal ini tentu bisa menghilangkan dokumen negara.
Padahal, sesuai UU 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, jika dokumen negara hilang maka ancamannya pidana," kata Igatius.
(KR-RDO//N005)
Editor : Nurul Hayat
COPYRIGHT © ANTARA News Kalimantan Barat 2017