Sekda KKU ingatkan jadwal Retensi Arsip tiap OPD

Kayong Utara (ANTARA) - Pengelolaan kearsipan merupakan bukti kinerja organisasi dan bukti pertanggungjawaban pemerintah dalam kegiatan pembangunan sehingga penting bagi organisasi pemerintah membuat jadwal retensi arsip.

“Amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menyatakan bahwa arsip tidak hanya dipandang sebagai catatan sejarah, tetapi juga telah memberikan perhatian secara proporsional terhadap arsip sebagai bukti kinerja organisasi dan   bukti pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan dan pembangunan," ungkap Sekretaris Daerah Kabupaten Kayong Utara, Hilaria Yusnani, ketika membuka acara Sosialisasi Sosialisasi Pengaplikasian Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kayong Utara, yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip, Kabupaten Kayong Utara, Rabu (10/3).

Berdasarkan pasal 48, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

“Jadwal Retensi Arsip tersebut harus dibuat dalam bentuk produk hukum agar mempunyai kekuatan hukum dan disetujui oleh Kepala ANRI sebelum disahkan oleh kepala daerah. Instansi yang tidak memiliki jadwal retensi arsip dapat dipastikan program pemusnahan akan sulit dilakukan," ujar Hilaria.

Karena itu, Hilaria berharap, kegiatan ini dapat memberikan gambaran bagaimana pentingnya Jadwal Retensi Arsip secara benar sesuai dengan kaidah kearsipan.

 “Karena saat ini masih banyak yang kurang memberikan perhatian terhadap pengelolaan arsip, dan penyusunan retensi arsip ini apabila tidak dilaksanakan akan dikenakan sanksi administratif sesuai dengan UU Nomor 4 Tahun 2009," tegas Hilaria.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kayong Utara, Didit Kurniawan menambahkan, bahwa kegiatan ini dilakukan adalah untuk memberikan pemahaman kepada organisasi pemerintah daerah yang ada di Kabupaten Kayong Utara untuk dapat mengelola arsip secara baik dan benar sesuai dengan kaidah kearsipan.

“Khususnya pengelolaan arsip OPD dan desa di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kayong Utara, sesuai dengan amanat Undang-Undang dan ketentuan pemerintah, bahwa setiap provinsi dan kabupaten wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip," katanya.

Dari kegiatan ini, Didit berharap, agar OPD dan desa dapat menentukan mengolah arsip dengan menentukan berapa lama arsip akan disimpan.

“Jadi setiap OPD harus menetapkan JRA dengan menentukan berapa lama arsip akan disimpan, jadwal pemindahan arsip aktif menjadi inaktif, jadwal pemindahan arsip inaktif menjadi statis, dan hasil penilaian arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang sesuai dengan JRA," katanya.